Inventaire : qu’est-ce que c’est ?

Publié le : 11 août 202136 mins de lecture

Inventaire : de nombreux propriétaires d’entreprises pâlissent devant ce terme. Pourquoi ? Parce que beaucoup l’associent à une énorme quantité de travail. Peu de gens veulent qu’on leur présente les chiffres actuels de l’inventaire. Il est difficile de traiter les différences (par exemple, les manques inexpliqués, les pertes) sur la table en noir et blanc.

Les inventaires doivent-ils être angoissants parce que le réveil brutal vient ensuite en termes d’objectifs et de chiffres réels ?

Informations préliminaires

Tout d’abord, il est important de préciser ce que l’on entend par le terme « inventaire ». Nombreux sont ceux qui pensent que les inventaires sont des écoliers et des étudiants qui triment tard le soir dans les épiceries. Ils dénichent toutes sortes de chocolat dans les rayons et en enregistrent le nombre sur une feuille de pointage.

Le terme inventaire couvre bien d’autres domaines d’application que le simple comptage des produits. Plus précisément, l’inventaire désigne l’enregistrement physique ou comptable de tous les composants d’une entreprise. L’inventaire du bilan est sécurisé, des actifs et des dettes.

Avec un inventaire, vous prouvez la bonne tenue des livres et des opérations. L’objectif de l’inventaire est de déterminer le stock réel de marchandises ou de ressources monétaires. La valeur réelle de l’inventaire peut être inférieure ou supérieure à cela. Vous déterminez la valeur, par exemple, par le biais du contrôle de gestion ou du système de planification des ressources de l’entreprise. Des erreurs se produisent, et les valeurs cibles et réelles peuvent donc différer. Les raisons peuvent être, par exemple, des enregistrements incorrects pour des livraisons plus importantes, des quantités de produits qui n’ont pas été enregistrées comme étant en rupture de stock, ou, dans le pire des cas, des pertes dues à un vol.

En résumé, les raisons des écarts entre les stocks réels et les stocks comptables sont les suivantes : processus inadéquats, négligence ou vol.

Qui doit faire l’inventaire ?

Le souhait de nombreux gestionnaires ou propriétaires est que leurs propres employés réalisent l’inventaire en plus de leur charge de travail normale. Pas de problème d’emploi de personnel externe, pas de coûts supplémentaires, pas d’heures supplémentaires.

Où est-ce le cas ?

Il est logique que le personnel chargé de l’inventaire n’ait rien à voir avec l’entreprise en tant que telle. À tout le moins, les employés ne devraient enregistrer que les inventaires qu’ils n’ont pas à traiter dans le cadre de leurs activités quotidiennes normales.

Sinon, il y a un risque accru que d’autres intérêts que la détermination de la valeur réelle des actions soient au premier plan.

L’inventaire est organisé de manière à ce qu’un compteur, un enregistreur et un contrôleur travaillent en équipe. Si possible, ces trois personnes devraient travailler quotidiennement dans des zones différentes.

Dans le cadre du principe des 4 yeux ou des 6 yeux, cela permet d’éviter un comptage incorrect ou un détournement des stocks.

Imaginez à l’extrême : l’employé qui a volé les cartouches d’acrylique pour sa salle de bain privée dans une entreprise de pose de carrelage est maintenant censé prendre exactement ces actions. Le résultat correspondra-t-il à la réalité ?

Ces cas de fraude par des employés sont plus fréquents que vous ne le pensez. Les actions du magazine d’une entreprise de restauration sont en réalité très éloignées des actions comptables.

La répartition des équipes individuelles et leurs procédures sont mises en œuvre par un employé de confiance : ce « planificateur » crée des instructions de travail détaillées pour ses employés et désigne un annonceur et un scribe selon le principe du double contrôle. Chaque équipe se voit attribuer un lieu d’enregistrement.

Afin d’exclure les manipulations, aucun employé de l’entrepôt ou du service comptable ne doit participer à l’inventaire.

Un inventaire peut être réalisé en interne si des travailleurs temporaires sont engagés spécifiquement pour cet inventaire. C’est là qu’interviennent les étudiants, élèves ou mini-jobbers susmentionnés. Avec un employé interne, ils peuvent effectuer le comptage et l’enregistrement.

Le transfert des valeurs d’inventaire vers le système de gestion des marchandises ou l’enregistrement dans l’actif circulant peut alors être effectué par un employé du service comptable.

On vous a montré ici un inventaire dans une plus grande entreprise. Selon le nombre d’employés, l’équipement informatique et la taille de l’assortiment, les inventaires sont possibles en interne, ont un sens ou doivent être reconsidérés.

Quels sont les types d’inventaire ?

Au début, on a mentionné que l’inventaire ne signifie pas seulement des travailleurs temporaires avec des porte-blocs dans l’entrepôt. Une interaction entre la gestion des stocks et la comptabilité assure le contrôle et la correction des stocks. Un deuxième contrôle a lieu en plus de la gestion des stocks : En comptabilité, les actifs fixes et courants sont contrôlés par l’inventaire.

Inventaire physique

L’inventaire des actifs fixes peut être divisé en 3 grands domaines.

Dans le cas des immobilisations corporelles ou des actifs incorporels, il n’y a normalement pas de changements majeurs. Il peut y avoir une sortie ou une entrée de fonds, celle-ci doit être enregistrée dans le bilan. Les stocks peuvent être utilisés pour anticiper les travaux qui ont lieu normalement à la fin de l’exercice, par exemple les équipements et les machines achetés pour la prestation de services.

La nouvelle caméra de canalisation du plombier de plus de 800 € (limite d’amortissement immédiat des biens de faible valeur, à partir de 2018) doit être transférée dans un registre d’actifs. Il devrait encore être disponible l’année suivante, sinon, il faudra clarifier son emplacement.

La gestion du petit matériel en particulier (tronçonneuses, perceuses, tournevis sans fil jusqu’aux marteaux-piqueurs, chariots élévateurs, etc.) pose d’énormes défis à de nombreuses entreprises artisanales. L’entretien, le stockage et l’utilisation sont-ils corrects ? Ou devez-vous d’abord chercher ou remplacer une batterie vide ? Si vous devez courir après votre petit matériel, contactez-moi. Des solutions praticables dans diverses entreprises artisanales ont été élaborées.

Inventaire des actifs actuels

Dans la théorie de la gestion d’entreprise, l’actif circulant est généralement présenté à l’actif du bilan.

Certains de ces points vous semblent-ils familiers ? Qu’en est-il de la valeur de vos titres ? Les soldes des comptes correspondent-ils ? Il peut être très avantageux de vérifier minutieusement vos créances commerciales. Plus tôt vous saurez quels clients vous devez encore demander le paiement. Votre objectif doit être un état financier positif, que vous avez toutes les chances d’atteindre lorsque vos créances sont payées.

Vous devez connaître les formes de ce que l’on appelle l’inventaire annuel et l’inventaire perpétuel. Les deux ont leurs avantages et leurs inconvénients. Normalement, il existe un type qui convient le mieux à VOTRE entreprise.

Dans le cas d’un inventaire physique à un jour de référence, on fixe généralement un jour avant la fin de l’année ou au début de l’année où l’inventaire physique doit être réalisé.

L’inventaire permanent est réalisé de manière continue. À cette fin, à un moment raisonnable de l’année (lorsque le stock est au plus bas), les marchandises sont enregistrées en termes de quantité et transférées dans un registre des stocks. Au cours d’une année, toutes les marchandises doivent être enregistrées.

L’avantage décisif de l’inventaire perpétuel est la réduction de l’effort de comptage (car il est compté jusqu’au stock le plus bas). Un autre avantage est que l’inventaire n’est pas enregistré dans une période de temps étroite. Au contraire, elle peut être planifiée et réalisée tout au long de l’année.

Les différences de quantités sont constatées plus rapidement avec l’inventaire continu qu’avec l’inventaire ponctuel.

Concrètement, le jour de l’entrée ou au cours d’une période étroitement définie (par exemple, 1 jour ou 1 semaine), toutes les entrées et sorties des marchandises respectives dans l’entrepôt sont enregistrées à des fins comptables. De cette manière, on sait à tout moment quelles pièces sont disponibles dans l’entrepôt et en quelle quantité. Si des produits sont retirés par les employés, un bordereau de retrait de matériel peut être introduit, qui est converti par le service comptable dans le bilan dans une période correspondante.

Les lecteurs de codes-barres simplifient le processus d’enregistrement au lieu de vérifier individuellement les désignations des compartiments. Si un produit est retiré ou ajouté et enregistré à l’aide du scanner de codes-barres, le stock est automatiquement réconcilié via le système.

Dans la pratique, un inventaire permanent signifie, par exemple, que lorsque de nouvelles marchandises sont livrées à l’entrepôt, le responsable de l’entrepôt remplit un formulaire de réception de matériel et le transmet immédiatement au service comptable. Dans une boulangerie, par exemple, le bon de livraison de divers ingrédients est transmis directement au service comptable. Le matériel retiré du stock pour être consommé peut être enregistré comme une sortie de stock à l’aide du bordereau de retrait de matériel mentionné ci-dessus.

Le service comptable peut fournir des informations sur les différents stocks de l’entrepôt à tout moment de l’année. Il n’y a pas de surprise concernant le stock à la date du bilan avec l’inventaire permanent.

En résumé

L’inventaire annuel est réalisé une fois par an et présente certains avantages. L’inventaire permanent a toujours lieu et présente également plusieurs avantages.

Les avantages de chaque méthode sont en même temps les inconvénients de l’autre méthode. La facilité d’utilisation des procédures est mesurée en fonction de la taille de l’entreprise ou du nombre d’éléments à tester.

Ainsi, la règle empirique est la suivante : « Plus l’entreprise est grande, plus il est intéressant de disposer d’un inventaire perpétuel pour éviter des perturbations permanentes dans des opérations généralement complexes ! »

Surtout pour les petites entreprises artisanales

Une variante spéciale de l’inventaire permanent s’offre surtout à une entreprise artisanale, qui travaille avec plusieurs postes de travail pour les employés.

Ici, les retraits et les réceptions de matériel de chaque individu sont disponibles en grand nombre. Préparer à chaque fois un nouveau bordereau de retrait de matériel serait une énorme dépense de temps.

Beaucoup plus efficace ici est le système 5S, qui redéfinit l’organisation du lieu de travail pour le combiner avec l’inventaire perpétuel.

L’employé remplit un formulaire préfabriqué pour son lieu de travail à la fin de la journée et y note toutes les entrées et sorties de matériel. Grâce à ce seul processus, il est possible de détecter une pénurie de matières premières, de consommables et de fournitures. En outre, les changements de stock sont enregistrés en même temps. La fabrication à réponse rapide permet un flux de matériaux sans niveaux de stock élevés.

Il s’ensuit que le service des achats peut se charger du réapprovisionnement des matériaux. En même temps, le service comptable dispose toujours de chiffres actualisés, ce qui facilite la réalisation de l’objectif de rentabilité et de liquidité de votre entreprise.

Excursus sur l’inventaire annuel

Par erreur, de temps en temps, l’expression « inventaire de date proche » est comprise comme une sous-espèce de l’inventaire de date courante ou est perçue comme fondamentalement différente. La loi donne une définition claire : la période au cours de laquelle l’inventaire a lieu doit être directement antérieure ou postérieure à la date de clôture du bilan. Un inventaire à la date de clôture est considéré comme un inventaire étendu à quelques jours (généralement jusqu’à dix jours) avant ou après la date de clôture. Pour les variations d’inventaire entre la date d’enregistrement et la date de clôture du bilan, il est nécessaire de disposer d’une preuve comptable et documentaire claire. Les termes « rapidement » et « inventaire à la date du bilan » vont de pair.

Le code de commerce prévoit qu’un exercice financier ne peut être supérieur à 12 mois. La date de déclaration ne doit pas nécessairement coïncider avec le dernier jour de l’année (31 décembre). Il sert à délimiter les années fiscales dans le système comptable d’une entreprise. Au cœur de cette délimitation se trouve la réalisation du principe de périodisation qu’on expliquera plus en détail dans une digression ultérieure.

L’inventaire à un jour de référence a pour but de garantir un inventaire efficace afin que la procédure d’inventaire soit achevée en quelques jours. À cette fin, la production effective est laissée au repos, de sorte que tous les employés doivent procéder à l’inventaire en équipe – manuellement ou à l’aide de lecteurs de codes-barres.

Les stocks exacts sont utilisés pour la préparation du bilan de l’année fiscale correspondante. Les erreurs d’arrondi ou de mise à jour sont évitées. La quantité de travail élevée n’est pas nécessaire pour réaliser l’inventaire, la production simultanée est peu probable. Le tournant de l’année est utile pour diverses raisons, car dans de nombreux cas, la productivité souffre, par exemple, de l’expiration d’anciennes commandes. L’espace et le temps ainsi créés sont utilisés de manière plus judicieuse pour un inventaire.

Couverture complète ou échantillonnage aléatoire

Il est également utile de faire la distinction entre un inventaire complet et un inventaire par sondage. Dans le cas d’un inventaire complet, chaque article doit littéralement être pris en main. Dans le cas de l’échantillonnage d’inventaire, un lieu ou un objet choisi statistiquement au hasard est examiné. Grâce à cet échantillon, des conclusions sont tirées de cette petite zone « mesurée » pour l’ensemble des objets testés.

Cette étape doit être considérée d’un œil critique : Si la statistique est une matière auxiliaire utile, la sélection d’un intervalle choisi au hasard doit être faite avec une extrême prudence pour obtenir des résultats significatifs. S’il est mal fait, le résultat peut être trop bon ou trop mauvais. Un échantillon aléatoire ne donne pas toujours la moyenne des éléments à tester. Avec une couverture complète, les erreurs sont rares. Il représente ce qui se trouve réellement dans l’entrepôt ou sur le compte.

Plus votre entreprise est grande, moins il est probable que vous puissiez mener une enquête complète sans perturber considérablement les opérations. Pour cette raison, un échantillonnage de l’inventaire est plus susceptible d’être une option.

La clé ici est de savoir si le choix de la méthode d’échantillonnage fait une différence significative en termes de coût et/ou de bilan. Si des montants monétaires importants sont en jeu dans les éléments à contrôler, aucune dépense ni aucun effort ne doivent être épargnés pour réaliser un audit complet.

Mise à jour des valeurs

Cette option signifie que les stocks futurs sont estimés sur la base de valeurs empiriques, sans qu’une vérification exacte soit effectuée. Vous pouvez effectuer une mise à jour si vous n’êtes pas obligé de procéder à un inventaire physique. Si vous créez régulièrement un inventaire continu et que vous souhaitez sauter un passage, vous pouvez utiliser une mise à jour des valeurs.

Vous avez cette liberté si la loi ne vous oblige pas à faire un inventaire. Par exemple, un inventaire physique doit être réalisé au moins tous les 3 ans, de sorte qu’une mise à jour n’est pas possible sans autre forme de procès. La norme juridique pertinente à cet égard est énoncée dans le code du commerce, à l’article 240, paragraphe 3, du HGB.

La mise à jour des valeurs facilite le flux opérationnel général, qui ne s’arrête pas pendant des heures ou des jours. À cet égard, cette option prend tout son sens lorsque l’entreprise est soumise à une forte pression de production et qu’il n’y a pas de temps pour ces activités extraordinaires.

Il convient également de garder à l’esprit que l’utilisation excessive des provisions pour dépréciation conduit à une distorsion des véritables postes du bilan. Cette circonstance est acceptable si l’inventaire n’est pas extrêmement coûteux. Dans le cas de postes du bilan à forte intensité de coûts ou de postes du bilan importants en termes de pourcentage, il peut être conseillé de procéder à un audit dans tous les cas.

Tôt ou tard, une négligence dans le contrôle du stock peut entraîner des problèmes considérables ! La mise à jour des valeurs n’a de sens que si votre entreprise peut s’appuyer sur une certaine expérience en matière d’actions.

Inventaire : quelle est la différence ?

Comme mentionné dans le point précédent, outre l’inventaire, il y a l’inventaire. Quelle est la différence ?

Le résultat de l’inventaire est l’inventaire répertorié.

L’actif du bilan est divisé en actifs fixes et en actifs courants. Les actifs fixes sont ceux qui sont destinés à servir de façon permanente aux activités de l’entreprise. Les actifs fixes sont plus difficiles à liquider que les actifs courants.

À cette fin, on peut considérer un exemple simple. Un hall de production est considéré comme un actif fixe et sa vente coûterait beaucoup plus de temps et d’argent que, par exemple, des titres (actifs circulants), dont la vente ne nécessite parfois qu’un coup de téléphone.

Les dettes (appartenant également à l’inventaire) sont ensuite déduites de la somme de ces deux zones d’actif. A partir de cette différence, on peut calculer l’actif net, qui représente en même temps les fonds propres.

La valeur nette est obtenue en divisant le total des actifs et des dettes et en déduisant les dettes du total des actifs.

Actifs fixes Actifs courants = Total des actifs

Addition des éléments = somme des dettes

→ Actif total – Passif total = Actif net

Formes particulières d’inventaires

L’inventaire déplacé comme procédure d’évaluation simplifiée

L’expression « inventaire reporté » est trompeuse : vous ne pouvez pas simplement reporter un inventaire. Au plus tard après 3 ans, un inventaire physique est nécessaire. Dans certains cas, la procédure de simplification de l’inventaire conformément à l’article 241, paragraphe 3, du HGB et à la règle 5.3, paragraphe 1, de l’EStR permet de reporter l’inventaire. Le législateur formule ce qui suit :

« … L’inventaire de clôture d’un exercice ne doit pas nécessairement faire apparaître les actifs si, sur la base de l’inventaire spécial, il est assuré par l’application d’une méthode d’extrapolation ou de recalcul conforme aux principes comptables généralement admis que l’inventaire des actifs existant à la clôture de l’exercice peut être correctement évalué pour cette date. »

Le législateur vous accorde le droit de prendre un inventaire égaré si :

– les biens sont répertoriés dans un inventaire spécial,

– les principes d’une comptabilité correcte ont été respectés,

– Les valeurs ont été actualisées ou réécrites.

Ce type d’inventaire vous permet d’avancer ou de rattraper l’inventaire dans une période de 5 mois si l’inventaire n’est pas possible en raison de stocks importants à la date du bilan ou si les conditions de l’inventaire permanent ne sont pas remplies. Dans ce cas, l’inventaire peut être réalisé dans les trois derniers mois avant ou dans les deux mois suivants la date de clôture du bilan. Si cette période est sélectionnée, une mise à jour basée sur la valeur ou une exécution comptable rétroactive doit avoir lieu au jour de référence du bilan.

La mise à jour ou le recalcul peuvent être représentés comme suit :

Inventaire préliminaire : mise à jour

Valeur à la date d’inventaire

Valeur de toutes les acquisitions (entre la date d’inventaire et la date du bilan)

– Valeur de toutes les sorties (entre la date d’inventaire et la date du bilan)

= Valeur à la date du bilan

Inventaire en aval : rétrocalcul

Valeur à la date d’inventaire

– Valeur de toutes les acquisitions (entre la date d’inventaire et la date du bilan)

Valeur de toutes les sorties (entre la date d’inventaire et la date du bilan)

= Valeur à la date du bilan

La différence réside dans la soustraction des entrées ou des sorties de l’inventaire.

Les avantages de l’inventaire différé reposent sur le fait qu’une plus grande quantité de travail peut être évitée pendant les périodes de pointe saisonnières. Si des différences d’inventaire se produisent alors, elles peuvent être analysées plus en détail lors de l’inventaire en amont dans un cadre temporel plus large. Ce faisant, vous pouvez découvrir comment les différences sont apparues.

Des inconvénients peuvent apparaître lors du calcul de l’extrapolation ou du recalcul de la valeur, car des erreurs supplémentaires peuvent survenir au niveau des chiffres du stock. Il est donc nécessaire de vérifier à ce stade si les avantages ou les inconvénients l’emportent sur les inconvénients.

Comment fonctionne un inventaire ?

Vous avez maintenant une bonne vue d’ensemble de tous les types d’inventaires et des éléments de l’inventaire.

Chronologiquement, on commence par la planification et la structuration. Viennent ensuite des explications sur la mise en œuvre et les résultats du processus d’inventaire.

Planification de l’inventaire

Afin d’assurer un inventaire sans faille, une bonne planification et un délai d’exécution correspondant sont essentiels. En amont, selon la taille, il faut rapidement 6 semaines pour ne pas entraver le processus d’exploitation et l’inventaire à la date clé.

Pour les inventaires permanents, il est préférable de fixer les dates au début de l’année. Les diapositives s’appliquent lorsque vous pouvez compter sur des chiffres de production ou que vous disposez de valeurs historiques fiables dans votre entreprise.

Sinon, vous devez ajuster les horaires de manière à perturber le moins possible vos activités une fois que vous êtes au courant des pics de production. Une bonne planification peut être décomposée en quelques éléments de base :

À l’aide de ces 4 questions en W, vous pouvez essentiellement structurer la planification d’un inventaire.

Programme

L’objectif de l’ordonnancement est d’avoir des quantités de stock réduites en conséquence. De cette façon, on peut économiser du temps et de l’argent lors de l’inventaire, puisque de plus petites quantités de produits doivent être comptées. Le niveau le plus bas possible de commandes à traiter est un autre facteur. Idéalement, une entreprise extérieure peut vous donner une prévision précise de la durée de l’inventaire. Plus votre planification sera réaliste, plus le processus se déroulera sans heurts et sans perturbation des opérations.

Planification du personnel

La question se pose ici de savoir si une entreprise externe spécialisée dans l’inventaire peut et doit être mandatée. Si le temps joue un rôle subordonné, l’inventaire peut être planifié avec du personnel spécialement fourni. L’organisation élargie comprend les annonces d’emploi, la conclusion de contrats de travail et l’affectation/instruction.

Pour les petites entreprises de taille moyenne, il peut être intéressant de faire appel à une société externe. L’organisation d’un inventaire par vous-même représente un effort bureaucratique relativement important.

Méthode de l’inventaire

La question centrale ici est la taille de votre entreprise. Plus votre entreprise est grande, plus il sera difficile de réaliser des inventaires annuels et des inventaires complets. La raison en est que les flux de travail sont considérablement perturbés ou que l’inventaire prend tout simplement trop de temps.

Affectation des zones d’inventaire

Ce point concerne à nouveau la conception intelligente de l’emploi du temps. Pouvez-vous contrôler l’inventaire et vérifier les différentes zones ? Si c’est le cas, vous pouvez mettre en place un calendrier pour qu’une zone différente soit vérifiée chaque jour. Les zones peuvent alors être sélectionnées de manière à ce que les entraves aux opérations quotidiennes restent limitées.

Questions typiques lors de l’inventaire

Enfin et surtout, il convient de clarifier les questions typiques de l’inventaire.

Quantités excédentaires et insuffisantes : comment se produisent-elles et comment y faire face ?

La question la plus désagréable à laquelle vous pouvez être confronté est de savoir comment gérer les pénuries ou les excédents.

Ces deux choses se produisent fréquemment. Ce cas de figure peut se produire notamment avec les matières premières et les fournitures. Pourquoi ? Les matières premières, consommables et fournitures comprennent généralement des éléments tels que les clous, les vis, les huiles pénétrantes, etc.

Toutes les petites pièces, telles que les vis, qui sont utilisées en tant que besoin supplémentaire, ne figurent pas dans la liste des moyens d’exploitation utilisés. Les clous ou les vis peuvent rouiller et sont jetés sans que personne ne le remarque. Une situation similaire se produit dans le domaine financier : une réservation est effectuée sans que le formulaire de réservation applicable ne soit rempli parce que la personne effectuant la réservation était stressée à ce moment-là. Ou bien les quantités de déchets ne sont pas correctement enregistrées (comptabilisées en sortie ou en retour).

Ce n’est pas pour rien qu’on dit : « On ne fait pas d’omelette sans casser des œufs ! ».

Selon le code du commerce allemand, il existe fondamentalement une option pour faire face aux pénuries ou aux excédents. Les matières premières, les consommables et les fournitures peuvent être comptabilisés à une quantité et une valeur constantes si :

Ce cadre juridique vous permet d’éviter de devoir vérifier constamment les chiffres des matières premières et des fournitures.

Cela ne s’applique pas à la valeur imposable des biens immobiliers, des machines, des comptes, etc.

Selon les principes de la bonne comptabilité (en abrégé GoB), vous êtes tenu de respecter les principes suivants :

Excursus sur les principes de la bonne comptabilité (GoB)

Principe de correction et d’absence d’arbitraire

Les livres commerciaux doivent être tenus de manière à ce que les entrées dans les livres soient complètes, correctes, opportunes et ordonnées. En outre, les données fournies ne doivent pas être falsifiées !

Principe de clarté et de transparence

Ce principe bénéficie aux tiers indépendants. À l’aide des livres, ceux-ci doivent pouvoir obtenir une vue d’ensemble des transactions commerciales et de la situation de l’entreprise dans un délai raisonnable.

Principe de l’évaluation individuelle

L’évaluation des différents postes du bilan doit être effectuée de manière à ce que les critères d’évaluation du bilan d’ouverture et du bilan de clôture d’un exercice correspondent !

Tous les éléments doivent être évalués individuellement et avec prudence, afin que les risques et les pertes prévisibles soient déjà inscrits au bilan.

Principe d’exhaustivité

Comme pour le premier principe, toutes les données doivent être complètes. Le bilan ne doit pas être influencé par des informations modifiées ou supprimées !

Réévaluation

Ce principe stipule que les risques ou pertes prévisibles doivent être réalisés dans le bilan à la date de clôture. Le principe de réalisation suivant s’applique aux bénéfices : ils doivent être pris en compte à la date du bilan s’ils sont également réalisés à la date du bilan, c’est-à-dire s’ils sont reçus sur un compte ou s’ils donnent lieu à un flux de trésorerie.

Principe de réalisation

Par conséquent, les actifs ne peuvent être évalués au bilan qu’à leur coût d’acquisition (CA) ou à leur coût de fabrication (CM). L’évaluation au prix de vente (présumé) n’est pas autorisée. Cette valeur limite supérieure est également connue sous le nom de principe actif/coût.

Principe de délimitation factuelle et temporelle (base juridique de la délimitation temporelle

Le principe de délimitation matérielle est lié au principe de réalisation évoqué précédemment. Il ne s’agit pas des actifs sur le bilan. Il s’agit du fait que les charges et les produits du compte de résultat doivent être affectés à la période respective en fonction de leurs paiements (sur la base de la comptabilité d’exercice). Par exemple, une entreprise achète des matières premières qui ne seront pas utilisées dans la production avant l’année suivante. Les dépenses pour ces matières premières ne deviennent des charges que l’année suivante.

Selon le principe de la comptabilité d’exercice, les variations des actifs liées à la période, telles que les revenus et les charges locatives, doivent être attribuées proportionnellement à la période au cours de laquelle elles ont été causées. Il ne s’agit pas de la période au cours de laquelle le paiement a été effectué.

L’entité reçoit un paiement de location pour un bâtiment de 15 000 € le 1er novembre 2012 pour les 5 mois civils suivants. 5 000 € sont à affecter à l’année 2012 et les 10 000 € restants à l’année 2013.

Principe de prudence

L’évaluation a pour effet que le propriétaire de l’entreprise peut se compter plus pauvre plutôt que plus riche, ce qui vise principalement à protéger les créanciers. Le principe de réalisation et le principe d’impartialité sont deux sous-principes du principe de prudence !

Principe de continuité d’exploitation

Toute évaluation des actifs de la société doit être fondée sur l’hypothèse de la continuité de l’exploitation. Aucune exception ne peut être faite en ce qui concerne l’évaluation sur la base d’un développement commercial présumé.

Sur le plan du contenu, ce principe est similaire à celui de la régularisation, car les produits de la période concernée (généralement l’exercice) doivent être comparés aux charges correspondantes.

Principe de la date du rapport

Les actifs et les passifs doivent être évalués individuellement à la date du bilan. Les produits des ventes, les charges et les revenus sont comptabilisés à la date du bilan, de sorte qu’un calendrier précis est établi pour l’évaluation des éléments énumérés.

Le libellé exact de ces paragraphes peut être trouvé dans le Code de commerce allemand (HGB) sous les paragraphes respectifs énumérés ici. En principe, vous êtes tenu de déterminer des valeurs claires, vraies et compréhensibles lors d’un inventaire. La raison en est que ces valeurs d’inventaire sont reflétées dans le bilan. C’est la base pour déterminer les actifs. Il est également décisif dans le cadre du compte de résultat pour la détermination du bénéfice net annuel / de la perte nette annuelle, qui détermine la charge fiscale.

Si vous faites un bon travail d’inventaire et de comptabilité, ce sera plus facile pour les contrôleurs fiscaux et pour vous par la suite. Cela est comparable à la préparation et à la soumission de votre propre déclaration d’impôts. Plus vous serez précis et détaillé, moins il faudra soumettre de documents ou répondre à des questions ouvertes.

On ne peut pas tout comprendre et tout régler en termes de bilan et d’inventaire tout seul. C’est pourquoi, en cas de doute, il peut être judicieux de consulter un expert !

Du rayon à l’informatique : comment les listes de comptage sont-elles efficacement transférées au système de gestion des marchandises ?

Aujourd’hui, il existe d’innombrables façons de faire l’inventaire et d’utiliser les petits outils numériques.

Le moyen le plus rapide d’enregistrer des données est le code-barres. En principe, il est possible de doter chaque article de l’entreprise d’un code-barres dès le départ. L’effort pour la création des codes à barres est relativisé dans l’opération continue de stockage et de récupération (picking). Vous remarquerez clairement le temps gagné lors de l’inventaire.

Il s’agit d’une option pour les produits physiques. Pour l’inventaire, il suffit de scanner les différents produits à l’aide d’un lecteur de codes-barres et d’enregistrer les quantités correspondantes. Il n’y a plus besoin de listes de comptage classiques, qui sont sujettes à des erreurs, contrairement au scanner. Les listes de comptage imprimées sur papier sont initialement rentables, car il n’est pas nécessaire d’acheter des scanners de codes-barres, de former les employés et d’apposer des étiquettes de codes-barres.

Le problème des listes de comptage est la confusion et la manipulation peu pratique. Dans le cas d’inventaires importants, un nombre considérable de listes de comptage peut s’accumuler, dont le traitement prend beaucoup de temps en raison de leur quantité. Le coût des listes de comptage ne réside pas dans le papier, mais dans le temps de traitement nécessaire, qui est souvent négligé.

En bref : pour les stocks importants, le scanner de codes-barres est utile. Lorsqu’il s’agit de petits nombres de produits physiques ou de valeurs monétaires, une liste de comptage conventionnelle est l’outil de choix !

Si vous devez compter de petites pièces telles que des vis, il est trop long et inefficace de les compter à la main. Pour cette raison, il est recommandé de déterminer le nombre de petites pièces à l’aide d’une balance d’inventaire.

Pour ce faire, le poids individuel d’une petite pièce doit être connu. Le résultat lu sur la balance est utilisé pour déterminer le nombre en divisant par le poids individuel. Comme toutes les petites pièces n’ont pas le même poids, il est nécessaire de les arrondir. Si vous souhaitez obtenir des valeurs plus précises, vous pouvez tirer un échantillon avec un nombre, par exemple 25 sur 1000 (pas moins, sinon cela fausse la valeur) (vous trouverez ici un article de fond sur les tests d’hypothèse).

Additionnez ensuite les poids et divisez-les par le nombre tiré au sort. Vous obtenez la valeur moyenne, avec laquelle vous pouvez calculer mieux et de manière plus fiable pour de plus grandes quantités !

Les balances d’inventaire modernes vous déchargent de ce travail et vous indiquent directement la quantité exacte des marchandises à enregistrer.

Remarques finales Inventaire

Idéalement, l’organisation de votre inventaire correspond aux premières étapes de la gestion de votre entreprise. Si vous devez vous adapter par la suite, vous devez planifier judicieusement.

Il existe une tension entre les avantages et les inconvénients des méthodes. Lors de l’analyse des forces / faiblesses et des opportunités / menaces, il y a des avantages stratégiques à choisir une méthode particulière. Les exigences légales offrent un cadre que vous devez remplir. Comment vous devez décider vous-même. Les facteurs importants à prendre en compte sont la taille de l’entreprise, la charge de travail de vos employés, les procédures générales, les fluctuations saisonnières et les conditions générales qui en découlent. L’inventaire doit être fait, ensuite vous pourrez l’organiser et le planifier raisonnablement !

Sortez des sentiers battus et adoptez de nouvelles méthodes, même pour des processus apparemment sans alternative comme l’inventaire !