Lorsque vos salariés ont des frais liés à leur travail comme des notes d’hôtel, de restaurant, de carburant pour leurs déplacements, ils doivent faire l’objet de notes de frais. Le traitement de celles-ci peut être long et fastidieux. Mais le logiciel pour les notes de frais Expensya vous propose de les simplifier !

Les avantages à opter pour un logiciel de note de frais

Tout l’intérêt d’utiliser un logiciel de note de frais est de vous faire gagner du temps dans le traitement de ces notes. De plus, ce dernier étant informatisé et non plus manuel, elles peuvent être envoyées et traitées depuis n’importe quel ordinateur et même depuis une application utilisable en ligne.

Il est idéal pour favoriser la collaboration entre les services et vous offrir des moyens de contrôle et de sécurisation des données. Il présente de nombreux atouts énumérés sur gataka.fr qui fait qu’il va devenir un des logiciels indispensables pour votre entreprise.

En effet, si l’effectif de votre entreprise augmente, que beaucoup de frais sont engendrés par votre activité et que vous préféreriez affecter votre personnel à d’autres tâches, l’utilisation d’un logiciel de note de frais comme Expensya va grandement vous en simplifier la gestion et vous libérer du temps pour que chacun puisse de concentrer davantage sur son cœur de métier.

Expensya, c’est quoi ?

ExpensyaCe logiciel de note de frais est disponible en mode Saas sur le site Expensya et son application mobile peut être téléchargée depuis tous les stores.

Après avoir fait une dépense faisant l’objet de notes de frais, le salarié peut entrer manuellement toutes les informations comme la nature des frais (restaurant, hôtel…), le moyen de paiement, la ville et le pays, le budget, la date et l’heure de l’opération, le numéro de la facture…

Mais ce logiciel va encore plus loin dans la simplification de la gestion de notes de frais en proposant le « scan intelligent » grâce auquel il suffit pour vos salariés de prendre une photo de la facture qu’ils veulent se faire rembourser. Grâce à cette fonctionnalité, les informations nécessaires pour le traitement de la note seront extraites et inscrites dans la base de données d’Expensya. De cette façon, vous bénéficiez également d’un système d’archivage de vos reçus, qui peut être utile si vous avez besoin de les consulter ultérieurement.

Les atouts de ce logiciel

Le logiciel de note de frais d’Expensya présente de multiples avantages. Ainsi, les informations entrées manuellement ou issues du « scan intelligent » sont directement transmises au service financier où les notes de frais sont traitées. Cela permet de raccourcir les délais et d’être remboursé plus rapidement. De plus, ces données peuvent être converties dans un fichier Excel ou en PDF imprimable pour un traitement plus facile par le service financier. Et, le service comptable a la possibilité d’échanger directement avec vos collaborateurs via le logiciel s’il a besoin d’un complément d’information sur une note par exemple.

Par ailleurs, toutes vos données sont traitées de façon sécurisée puisqu’Expensya dispose d’un système intelligent qui permet de repérer de façon efficace les alertes et les menaces. Ce sont les données financières de votre entreprise que vous y entrez. Un haut niveau de sécurité est donc indispensable.

De plus, si votre entreprise s’agrandit et que vous avez plus de collaborateurs, ce logiciel de note de frais reste adapté puisque le nombre d’utilisateurs est illimité. Et, les mises à jour sont gratuites et automatiques, vous profitez ainsi toujours de toutes les fonctionnalités du logiciel de façon, optimale.

Si vous souhaitez encore davantage sur Expensya et son développement, consultez cette page.