La gestion comptable des frais de recrutement représente un défi majeur pour les entreprises modernes. Entre les honoraires de cabinets spécialisés qui peuvent atteindre 15 à 25% du salaire annuel brut du candidat recruté, les coûts de publication d’annonces et les frais internes de sélection, l’impact financier du processus de recrutement nécessite une comptabilisation rigoureuse. Les entreprises françaises consacrent en moyenne 3 000 à 8 000 euros par embauche selon la complexité du poste, rendant essentielle une classification comptable précise pour optimiser la gestion financière et respecter les obligations fiscales.
Cette problématique prend une dimension particulière dans le contexte actuel de tension sur le marché de l’emploi, où les coûts de recrutement explosent et où les entreprises multiplient les canaux d’acquisition de talents. La digitalisation du recrutement, l’essor des plateformes spécialisées et la complexification des processus de sélection génèrent une diversité de charges qu’il convient de traiter selon leur nature spécifique dans le plan comptable général français.
Classification comptable des frais de recrutement selon le plan comptable général français
Le Plan Comptable Général français établit une distinction fondamentale entre les charges internes et externes liées au processus de recrutement. Cette classification détermine directement l’imputation comptable et influence les stratégies d’optimisation fiscale des entreprises. La nature juridique de la prestation, l’existence ou non d’un contrat de service et la finalité de la dépense constituent les critères déterminants pour orienter la comptabilisation vers les comptes appropriés.
La complexité de cette classification s’accentue avec l’évolution des pratiques RH modernes. Les entreprises recourent désormais à des solutions hybrides combinant recrutement interne, externalisation partielle et outils technologiques avancés, générant une multiplicité de flux financiers qu’il convient de traiter avec précision selon leur nature contractuelle et opérationnelle.
Compte 641 – rémunérations du personnel : intégration des honoraires de cabinets de recrutement
Le compte 641 « Rémunérations du personnel » trouve rarement application pour les frais de recrutement externes, contrairement aux idées reçues. Ce compte est principalement réservé aux coûts salariaux internes générés par l’équipe RH lors du processus de sélection. Les salaires, charges sociales et avantages en nature des collaborateurs mobilisés pour le recrutement s’imputent naturellement sur ce poste comptable.
Cependant, certaines situations particulières peuvent justifier l’utilisation du compte 641 pour des prestations externes. Lorsqu’une entreprise établit un contrat de mise à disposition temporaire avec un cabinet de recrutement, incluant la présence physique d’un consultant dans les locaux de l’entreprise sur une période définie, la frontière entre prestation de service et mise à disposition de personnel s’estompe et peut justifier une comptabilisation en charges de personnel.
Compte 622 – rémunérations d’intermédiaires et honoraires : traitement des prestations externes
Le compte 622 « Rémunérations d’intermédiaires et honoraires » constitue le choix privilégié pour la comptabilisation des prestations de cabinets de recrutement externes. Cette imputation reflète la nature contractuelle de la relation : l’entreprise achète une prestation de service définie, avec un résultat attendu (présentation de candidats qualifiés) mais sans lien de subordination avec le pre
stateur. Les honoraires versés à un chasseur de têtes, à un cabinet comme Hays, Michael Page ou Adecco, ou encore à un consultant indépendant en sourcing seront donc généralement enregistrés en 6226 Honoraires ou 6228 Rémunérations d’intermédiaires et honoraires, avec, le cas échéant, la TVA déductible en compte 44566.
Concrètement, lorsqu’un cabinet facture 20 % du salaire annuel brut d’un cadre recruté (par exemple 10 000 € HT pour un salaire de 50 000 €), l’écriture type sera la suivante : débit du compte 6228 pour 10 000 €, débit du compte 44566 pour 2 000 € (TVA 20 %), crédit du compte 401 Fournisseurs pour 12 000 €. Ce traitement reflète bien la logique d’achat de prestation de recrutement et permet un suivi précis des honoraires par prestataire et par campagne.
Pour les besoins de suivi interne et de contrôle de gestion, il est pertinent de créer des sous-comptes (par exemple 62281 Honoraires de recrutement cadres, 62282 Honoraires de recrutement non-cadres) afin de ventiler le coût de recrutement par catégorie de postes. Cette granularité facilite ensuite le calcul des ratios de coût par embauche et la comparaison entre recrutement interne et externalisé.
Compte 623 – publicité, publications, relations publiques : comptabilisation des annonces d’emploi
Toutes les dépenses de diffusion d’offres d’emploi ne relèvent pas des honoraires ; une grande partie des frais de recrutement correspond en réalité à de la publicité RH. C’est le cas des annonces publiées dans la presse, sur des jobboards généralistes ou spécialisés, ou encore des campagnes sponsorisées sur les réseaux sociaux pour promouvoir la marque employeur. Ces coûts, assimilés à des dépenses de publicité, se comptabilisent logiquement dans le compte 623 Publicité, publications, relations publiques.
On y retrouve notamment les insertions dans la presse (journaux, magazines spécialisés), les bannières ou annonces sponsorisées sur des sites comme Indeed, RegionsJob, Apec, ainsi que les campagnes LinkedIn Ads destinées à attirer des candidats. Par analogie avec la publicité commerciale classique, vous “achetez” ici de la visibilité auprès d’une audience ciblée, qu’il s’agisse de clients ou, en l’occurrence, de futurs collaborateurs.
Sur le plan pratique, une facture d’annonce d’emploi de 800 € HT sera comptabilisée de la manière suivante : débit du compte 623 pour 800 €, débit du compte 44566 pour 160 €, crédit du compte 401 pour 960 €. Vous pouvez, pour un pilotage plus fin, distinguer les sous-comptes (par exemple 6231 Annonces presse, 6232 Annonces web & jobboards, 6233 Campagnes réseaux sociaux) afin de mesurer ce que chaque canal de recrutement vous coûte réellement.
Dans un contexte où les directions RH et financières cherchent à optimiser leur coût d’acquisition candidat, une bonne ventilation des dépenses de publicité de recrutement est un levier puissant. Vous pourrez ainsi comparer, par exemple, le coût d’une embauche issue d’une campagne LinkedIn à celui d’un recrutement issu d’une annonce sur un site généraliste, et ajuster vos budgets en conséquence.
Compte 625 – déplacements, missions et réceptions : gestion des frais d’entretiens candidats
Au-delà des honoraires et de la publicité, les frais de recrutement incluent fréquemment des frais de déplacement et de réception liés aux entretiens de candidats. On pense aux billets de train ou d’avion d’un candidat que vous faites venir au siège, aux nuits d’hôtel pour un candidat étranger, ou encore aux repas d’affaires pris avec des profils clés (cadres dirigeants, experts rares). Tous ces coûts se comptabilisent dans la famille des comptes 625 Déplacements, missions et réceptions.
La logique est simple : on applique les mêmes règles que pour les déplacements professionnels classiques, même si la finalité est ici le recrutement. Les billets de transport sont enregistrés en 6251 Voyages et déplacements, les repas au restaurant en 6257 Réceptions. La TVA est le plus souvent déductible sur les transports, tandis que pour la restauration, la déductibilité dépend du contexte et du respect des règles fiscales (justificatifs, caractère professionnel de l’invitation).
Imaginons qu’un candidat vienne passer deux jours d’entretiens : 300 € de train, 200 € d’hôtel et 120 € de repas d’affaires TTC. L’entreprise enregistrera : débit 6251 pour 300 € HT, débit 6256/6257 pour les repas et l’hébergement (selon l’organisation comptable retenue), débit du compte 44566 pour la TVA déductible, crédit du compte 401 ou 421 si le collaborateur a avancé les frais via une note de frais. Ce suivi précis des frais d’entretien vous permettra ensuite d’intégrer ces coûts dans le calcul global du coût par recrutement.
Différenciation comptable entre recrutement interne et externalisation RH
D’un point de vue comptable, distinguer clairement recrutement interne et recrutement externalisé est essentiel pour analyser vos coûts et piloter votre stratégie RH. Cette distinction ne se limite pas à une question de comptes ; elle permet de mesurer l’efficacité comparative des deux approches et de justifier vos choix budgétaires. Que faut-il enregistrer en charges de personnel et que faut-il rattacher aux charges externes de type honoraires ou publicité ?
Le recrutement interne mobilise principalement des ressources déjà présentes dans l’entreprise : équipe RH, managers opérationnels, outils internes. À l’inverse, l’externalisation RH fait intervenir des prestataires tiers – cabinets, agences d’intérim, plateformes spécialisées – qui facturent leurs services. Comptablement, il s’agit donc souvent d’un arbitrage entre des coûts en classe 64 (charges de personnel) et des coûts en classe 62/63/65 (services externes et autres charges).
Coûts internes de recrutement : salaires équipe RH et temps passé
Les coûts internes de recrutement correspondent principalement aux rémunérations des collaborateurs impliqués dans le processus : responsables RH, chargés de recrutement, managers qui participent aux entretiens, parfois même la direction générale pour les postes stratégiques. Ces coûts sont déjà intégrés dans les comptes de charges de personnel, principalement le compte 641 Rémunérations du personnel et le compte 645 Charges de sécurité sociale et de prévoyance.
En pratique, vous n’allez pas “découper” chaque fiche de paie pour isoler le temps passé au recrutement ; ces coûts demeurent globalisés. En revanche, pour le contrôle de gestion, il est utile d’estimer le nombre d’heures consacrées au recrutement par l’équipe RH et par les managers, afin de calculer un coût interne de recrutement. Cette estimation, même approximative, permet de comparer vos coûts internes à ceux de l’externalisation.
Certains outils SIRH proposent aujourd’hui des fonctionnalités de “time tracking” ou de suivi de projet qui permettent d’affecter le temps de travail à des missions précises, dont le recrutement. En rapprochant le coût horaire moyen des collaborateurs impliqués de ce temps passé, vous obtenez une vision plus fine de la rentabilité de votre modèle de recrutement interne. Comptablement, ces coûts restent néanmoins logés dans les comptes 641 et 645, sans ventilation détaillée dans le journal.
Prestations de cabinets spécialisés : hays, michael page, adecco et leurs facturations
Lorsqu’une entreprise fait appel à un cabinet spécialisé comme Hays, Michael Page, Robert Half ou Adecco, elle bascule dans une logique de recrutement externalisé. Ces acteurs facturent généralement leurs services au succès (success fee), en pourcentage du salaire annuel brut du candidat retenu, avec des taux qui varient en moyenne entre 15 % et 30 % selon la rareté du profil et le niveau de responsabilité du poste.
D’un point de vue comptable, ces honoraires s’enregistrent, comme vu plus haut, dans les comptes 6226 Honoraires ou 6228 Rémunérations d’intermédiaires et honoraires. Il est fortement recommandé de créer des sous-comptes par type de prestataire (par exemple 62261 Cabinets de recrutement, 62262 Agences d’intérim pour pré-recrutement) afin de suivre séparément le coût des différents canaux d’externalisation. Cela vous permettra de savoir, chiffres à l’appui, si le recours à un grand cabinet international est plus ou moins rentable qu’un cabinet local plus spécialisé.
Les cabinets comme Adecco ou Manpower peuvent également intervenir dans un schéma de pré-recrutement (intérim ou CDD suivi d’une embauche). Dans ce cas, leurs factures peuvent mêler des prestations de mise à disposition de personnel (comptabilisées en 621 Personnel extérieur à l’entreprise) et des honoraires de recrutement à proprement parler (en 622). Il est alors crucial, pour une bonne comptabilisation des frais de recrutement, de demander au prestataire de ventiler clairement ses factures afin de distinguer les différentes natures de charges.
Plateformes de recrutement digitales : LinkedIn recruiter, indeed et monster
Avec la digitalisation du marché de l’emploi, une part croissante des frais de recrutement passe désormais par des plateformes en ligne. Abonnements LinkedIn Recruiter, crédits d’annonces premium sur Indeed, packs de diffusion sur Monster, CVthèques spécialisées… ces outils représentent des budgets parfois importants, en particulier pour les entreprises qui recrutent en volume ou sur des profils pénuriques.
Comptablement, ces dépenses se situent à la frontière entre 623 Publicité (pour les annonces et campagnes de visibilité) et 651/613/618 ou 626 selon la nature exacte du service (abonnement logiciel, outil SaaS, accès à une base de données). Une bonne pratique consiste à distinguer, dans votre plan de comptes, les abonnements “outils RH” (par exemple en 6135 Locations de logiciels ou 628 Autres charges externes) des dépenses d’annonces à proprement parler, qui resteront en 623.
Par exemple, un abonnement annuel LinkedIn Recruiter à 9 000 € HT pourra être comptabilisé en 6135 ou 6281, tandis que les 2 000 € d’annonces sponsorisées diffusées sur LinkedIn et Indeed seront logés en 623. Cette différenciation permet de séparer le budget d’outillage RH (logiciels, plateformes) du budget d’acquisition candidats (publicité, annonces), deux leviers distincts dans votre stratégie de recrutement.
Solutions hybrides : combinaison recrutement interne et cabinet externe
De plus en plus d’entreprises adoptent une approche hybride, combinant sourcing interne et appui ponctuel de cabinets ou de plateformes spécialisées. Dans ce modèle, les équipes RH gèrent une partie du processus (définition de poste, tri des candidatures, premiers entretiens), tandis que des prestataires externes sont mobilisés sur des segments spécifiques (chasse de profils rares, évaluation psychométrique, vérification de références).
Ce fonctionnement hybride se traduit comptablement par une combinaison de charges de personnel et de charges externes. Les coûts internes restent dans les comptes 64, tandis que les interventions des cabinets, coachs, consultants en évaluation ou psychologues du travail seront comptabilisées en 6226/6228. Les tests en ligne ou outils d’assessment spécifiques pourront, eux, être enregistrés comme achats de services ou de logiciels, selon leur forme (SaaS, licences, prestations ponctuelles).
Pour piloter efficacement ce modèle, il est pertinent de rattacher chaque campagne de recrutement à un “centre de coûts” ou à un projet analytique. Ainsi, même si les charges sont réparties entre plusieurs comptes (641, 622, 623, 625…), vous pourrez reconstituer, via l’analytique, le coût complet par recrutement et comparer les performances de vos différentes stratégies (100 % interne, 100 % externalisée, hybride). En somme, la comptabilité générale donne la structure, mais c’est l’analytique qui vous fournit la vision décisionnelle.
Traitement fiscal et déductibilité des charges de recrutement
Sur le plan fiscal, les frais de recrutement sont en principe considérés comme des charges déductibles du résultat imposable, dès lors qu’ils sont engagés dans l’intérêt de l’entreprise et dûment justifiés. Qu’il s’agisse d’honoraires de cabinets, de frais d’annonces ou de dépenses de déplacement pour des entretiens, ces charges viennent diminuer votre bénéfice imposable au titre de l’exercice où elles sont engagées.
La doctrine fiscale française rappelle toutefois plusieurs conditions : la dépense doit être appuyée de pièces justificatives (factures conformes, notes de frais, contrats), correspondre à un besoin réel de l’entreprise (pas de caractère excessif ou anormal) et être comptabilisée en charges de l’exercice auquel elle se rattache. En cas de contrôle, l’administration pourra remettre en cause la déductibilité de frais jugés disproportionnés par rapport à l’intérêt économique poursuivi.
La question de la TVA sur les frais de recrutement est également centrale. En règle générale, la TVA grevant les honoraires de cabinets de recrutement, les annonces d’emploi et les frais de déplacement est déductible, dans les mêmes conditions que pour les autres charges externes. Attention toutefois aux cas spécifiques : certaines prestations peuvent être exonérées de TVA (formation, par exemple), et les dépenses de réception ou de restauration sont soumises à des règles de déductibilité particulières. Il convient donc de vérifier au cas par cas la nature de la prestation et le régime de TVA applicable.
Méthodes de provisionnement et étalement des coûts de recrutement
Peut-on anticiper comptablement les frais de recrutement futurs en constituant des provisions ? Le Plan Comptable Général est très clair : les “charges d’embauche futures” ne peuvent faire l’objet de provisions qu’à condition de répondre aux critères généraux des provisions pour charges (obligation à la clôture, probabilité de sortie de ressources, évaluation fiable). Or, dans la plupart des cas, un projet de recrutement n’engendre pas une obligation juridique ou implicite suffisamment précise pour justifier la comptabilisation d’une provision.
En pratique, les frais de recrutement sont donc enregistrés en charges de l’exercice lorsqu’ils sont engagés (principe de spécialisation des exercices). Les campagnes d’annonces, les honoraires de cabinets et les frais de déplacement sont comptabilisés au fur et à mesure de leur facturation ou de leur engagement, sans possibilité d’activation en immobilisation, sauf cas très particuliers où les relations avec le personnel seraient protégées par un droit (ce qui reste extrêmement rare en France).
La question de l’étalement des coûts peut néanmoins se poser pour des contrats de prestation de recrutement pluriannuels ou des abonnements à des plateformes de sourcing. Dans ce cas, il pourra être pertinent de constater une charge payée d’avance (compte 486) si une partie significative de la prestation concerne un exercice ultérieur. À l’inverse, si une prestation de recrutement est réalisée avant la clôture mais facturée après, vous pourrez constater une charge à payer (compte 408) pour rattacher la dépense au bon exercice.
Contrôle de gestion et analyse des ratios coût par embauche
Au-delà de la conformité comptable, la maîtrise des coûts de recrutement passe par un travail de contrôle de gestion structuré. L’un des indicateurs clés est le coût par embauche (cost per hire), qui permet de mesurer combien vous coûte, en moyenne, chaque recrutement abouti. Ce ratio intègre à la fois les charges externes (honoraires, annonces, déplacements) et, idéalement, une part des coûts internes (temps des équipes RH et des managers).
Pour calculer ce ratio, on additionne l’ensemble des frais de recrutement sur une période donnée (par exemple une année), puis on divise par le nombre d’embauches réalisées sur la même période. On peut affiner l’analyse par type de poste (cadres, non-cadres, IT, commerciaux) ou par canal d’acquisition (cabinets, cooptation, jobboards, écoles). Cette approche met rapidement en évidence les canaux les plus performants et ceux dont le coût est disproportionné au regard des résultats obtenus.
Le contrôle de gestion pourra également suivre d’autres indicateurs, comme le délai moyen de recrutement (time to hire), le taux de turnover à 12 mois sur les recrues, ou encore le taux d’acceptation des offres. Ces données, croisées avec les informations issues de la comptabilité (comptes 622, 623, 625, 641), offrent une vision complète du “retour sur investissement” de vos actions de recrutement. À l’image d’une campagne marketing, le recrutement devient ainsi un centre de coûts piloté par des KPI financiers et opérationnels.
Conformité IFRS et normes internationales pour la comptabilisation RH
Pour les groupes appliquant les normes IFRS, la comptabilisation des frais de recrutement reste globalement similaire à celle prévue par le Plan Comptable Général : ces frais sont en principe comptabilisés en charges lorsqu’ils sont encourus, sans activation au bilan. Les normes IFRS, et en particulier IAS 19 “Avantages du personnel”, ne prévoient pas la capitalisation des coûts liés à l’embauche de salariés, même lorsque ceux-ci sont recrutés sur des postes clés ou stratégiques.
La logique est simple : contrairement à un actif incorporel au sens d’IAS 38, un salarié ne peut pas être contrôlé au sens juridique par l’entreprise, et il n’existe pas de certitude suffisante sur les avantages économiques futurs directement attribuables à cette personne. Le contrat de travail peut être rompu, et le collaborateur est libre de quitter l’entreprise dans certaines conditions. Par conséquent, les honoraires de recrutement, les frais de publicité et les autres coûts liés à l’acquisition de talents ne répondent pas aux critères de reconnaissance d’un actif au bilan.
En revanche, les normes internationales accordent une attention particulière à la transparence des informations. Dans le cadre des informations sectorielles (IFRS 8) ou des rapports de gestion intégrés, les groupes sont encouragés à communiquer sur leurs politiques de recrutement, leurs coûts de développement des compétences et leurs investissements RH globaux. Même si les frais de recrutement restent comptabilisés en charges, ils peuvent faire l’objet d’une présentation agrégée ou d’indicateurs spécifiques dans les notes annexes ou les rapports extra-financiers, notamment dans une logique RSE où le capital humain devient un axe stratégique à part entière.