Dans le monde professionnel, la gestion des notes de frais peut être fastidieuse et chronophage pour les employés comme pour les gestionnaires. Entre la collecte des reçus, la saisie manuelle des données, et la validation des dépenses, ce processus peut rapidement devenir un véritable casse-tête administratif.
Cependant, grâce à l’avènement des technologies numériques, il existe désormais des solutions innovantes pour simplifier et automatiser cette tâche laborieuse. Parmi ces solutions, Expensya se distingue comme un outil de gestion des notes de frais moderne et efficace, offrant une multitude de fonctionnalités pour simplifier le processus, réduire les erreurs et optimiser la gestion financière des entreprises.
Dans cet article, nous explorerons en profondeur les fonctionnalités et les avantages d’Expensya pour la gestion des notes de frais. De la capture des reçus à la génération de rapports détaillés, en passant par l’intégration avec les systèmes de gestion comptable, nous découvrirons comment Expensya révolutionne la façon dont les entreprises gèrent leurs dépenses professionnelles.
Que vous soyez un employé soucieux de simplifier vos démarches administratives ou un gestionnaire désireux d’optimiser la gestion financière de votre entreprise, cet article vous fournira un aperçu complet de la façon dont Expensya peut vous aider à simplifier et à rationaliser la gestion de vos notes de frais.
Lorsque vos salariés ont des frais liés à leur travail comme des notes d’hôtel, de restaurant, de carburant pour leurs déplacements, ils doivent faire l’objet de notes de frais. Le traitement de celles-ci peut être long et fastidieux. Mais le logiciel pour les notes de frais Expensya vous propose de les simplifier !
Quels sont les avantages d’opter pour un logiciel de note de frais ?
Tout l’intérêt d’utiliser un logiciel de note de frais est de vous faire gagner du temps dans le traitement de ces notes. De plus, ce dernier étant informatisé et non plus manuel, elles peuvent être envoyées et traitées depuis n’importe quel ordinateur et même depuis une application utilisable en ligne. Il est idéal pour favoriser la collaboration entre les services et vous offrir des moyens de contrôle et de sécurisation des données. Il présente de nombreux atouts énumérés sur gataka.fr qui fait qu’il va devenir un des logiciels indispensables pour votre entreprise. En effet, si l’effectif de votre entreprise augmente, que beaucoup de frais sont engendrés par votre activité et que vous préféreriez affecter votre personnel à d’autres tâches, l’utilisation d’un logiciel de note de frais comme Expensya va grandement vous en simplifier la gestion et vous libérer du temps pour que chacun puisse de concentrer davantage sur son cœur de métier.
Expensya notes de frais, c’est quoi ?
Ce logiciel de note de frais est disponible en mode Saas sur le site Expensya et son application mobile peut être téléchargée depuis tous les stores. Après avoir fait une dépense faisant l’objet de notes de frais, le salarié peut entrer manuellement toutes les informations comme la nature des frais (restaurant, hôtel…), le moyen de paiement, la ville et le pays, le budget, la date et l’heure de l’opération, le numéro de la facture…
Mais ce logiciel va encore plus loin dans la simplification de la gestion de notes de frais en proposant le « scan intelligent » grâce auquel il suffit pour vos salariés de prendre une photo de la facture qu’ils veulent se faire rembourser. Grâce à cette fonctionnalité, les informations nécessaires pour le traitement de la note seront extraites et inscrites dans la base de données d’Expensya. De cette façon, vous bénéficiez également d’un système d’archivage de vos reçus, qui peut être utile si vous avez besoin de les consulter ultérieurement.
Quels sont les atouts d’Expensya pour vos notes de frais ?
Le logiciel de note de frais d’Expensya présente de multiples avantages. Ainsi, les informations entrées manuellement ou issues du « scan intelligent » sont directement transmises au service financier où les notes de frais sont traitées. Cela permet de raccourcir les délais et d’être remboursé plus rapidement. De plus, ces données peuvent être converties dans un fichier Excel ou en PDF imprimable pour un traitement plus facile par le service financier. Et, le service comptable a la possibilité d’échanger directement avec vos collaborateurs via le logiciel s’il a besoin d’un complément d’information sur une note par exemple.
Expensya offre une gamme d’atouts impressionnants pour simplifier et améliorer la gestion de vos notes de frais. Voici quelques-uns de ses principaux avantages :
- Saisie facile des dépenses : Expensya propose une interface conviviale et intuitive, facilitant la saisie rapide et précise des dépenses. Que ce soit via l’application mobile ou le portail web, les utilisateurs peuvent enregistrer leurs dépenses en quelques clics, réduisant ainsi le temps et les efforts nécessaires pour soumettre leurs notes de frais.
- Capture automatique des reçus : L’application Expensya permet de capturer les reçus de dépenses en utilisant la caméra du smartphone. Grâce à la technologie de reconnaissance optique de caractères (OCR), les informations pertinentes sont automatiquement extraites et enregistrées, éliminant ainsi la saisie manuelle fastidieuse des données.
- Workflow de validation personnalisable : Expensya offre des fonctionnalités avancées de workflow de validation, permettant aux gestionnaires de définir des règles et des seuils pour la validation des dépenses. Cela garantit une conformité rigoureuse aux politiques de l’entreprise et aux réglementations, tout en réduisant les erreurs et les fraudes.
- Intégration transparente avec les systèmes comptables : Expensya s’intègre facilement avec les principaux systèmes comptables, offrant une synchronisation transparente des données financières. Cela permet une gestion efficace des remboursements, une génération de rapports précise et une conformité accrue avec les processus comptables.
- Génération de rapports détaillés : Expensya permet de générer facilement des rapports détaillés sur les dépenses, offrant une visibilité complète sur les coûts engagés par les employés. Ces rapports peuvent être personnalisés en fonction des besoins de l’entreprise et exportés dans différents formats pour une analyse approfondie.
- Conformité et sécurité : Expensya garantit la conformité aux politiques de l’entreprise et aux réglementations fiscales en vigueur, tout en assurant la sécurité et la confidentialité des données financières. Les données sont stockées de manière sécurisée et peuvent être protégées par des autorisations d’accès.
Par ailleurs, toutes vos données sont traitées de façon sécurisée puisqu’Expensya dispose d’un système intelligent qui permet de repérer de façon efficace les alertes et les menaces. Ce sont les données financières de votre entreprise que vous y entrez. Un haut niveau de sécurité est donc indispensable. De plus, si votre entreprise s’agrandit et que vous avez plus de collaborateurs, ce logiciel de note de frais reste adapté puisque le nombre d’utilisateurs est illimité. Et, les mises à jour sont gratuites et automatiques, vous profitez ainsi toujours de toutes les fonctionnalités du logiciel de façon, optimale. Si vous souhaitez encore davantage sur Expensya et son développement, consultez cette page.