Comme nous le savons tous, chaque événement nécessite un budget préétabli qui nous permet de comprendre dès le début l’ampleur de l’événement, ce que vous pouvez traiter avec une certaine somme d’argent et ce qui devrait plutôt être éliminé parce que hors de nos finances.

Dans ces cas, une planification budgétaire pourrait nous aider à contrôler le montant d’argent dont nous disposons en le répartissant entre les fournisseurs, la location de la salle, la restauration et tout ce qui est étroitement lié à la réalisation de l’événement.

Examiner les coûts

Dans la phase initiale de planification de votre événement, vous devez être clair sur votre budget. Chaque élément de votre événement doit être contrôlé au moyen d’une simple liste de contrôle à conserver avec vous, dans laquelle chaque élément correspondra au budget qu’il requiert.

Il arrive très souvent de travailler avec les mêmes fournisseurs et de connaître à l’avance leur façon de travailler et, par conséquent, aussi leur coût.

Élément important : chaque fournisseur est différent des autres tant dans la manière de se présenter que dans la manière d’interagir entre eux, pour cette raison nous suggérons la compilation d’une petite liste dans laquelle apparaîtront tous les fournisseurs et leur rémunération correspondante ainsi que, à ne pas sous-estimer, le mode de paiement.

Fixer des objectifs et mesurer le retour sur investissement

Une fois que vous avez une idée du budget disponible et que vous avez créé une liste de tous les fournisseurs que vous devrez payer, procédez et mesurez ce que l’on appelle en termes techniques le ROI (Return on Investment), c’est-à-dire le retour sur investissement réalisé.

Si vous organisez une conférence d’affaires et vendez des laissez-passer pour les participants, essayez de savoir combien d’invités se sont inscrits depuis que vous avez lancé la campagne d’adhésion à l’événement en ligne.

Gardez toujours à l’esprit l’objectif final et essayez de le poursuivre en contrôlant constamment le budget en suivant ces étapes :

ayez toujours sur vous le fameux papier sur lequel vous avez écrit, étape par étape, votre planification budgétaire

le mettre à jour en permanence afin que vous ayez toujours une vision claire de l’argent que vous avez dépensé et de ce dont vous disposez encore

Si vous remarquez que vous avez besoin d’éléments qui n’ont pas été pris en compte lors du processus de planification budgétaire, essayez d’organiser une petite réunion avec l’équipe qui organise l’événement ou avec la personne qui contrôle tous les aspects de l’événement afin de pouvoir parler directement avec eux et essayer de comprendre s’il s’agit d’un élément qui doit être ajouté sans discussion ou dont vous pouvez vous passer. N’oubliez pas que le dépassement du budget initial n’est jamais bon pour l’organisateur de l’événement.

Créer un plan d’action

Le respect du budget est l’un des éléments principaux mais il peut arriver, comme prévu, qu’il y ait des dépenses supplémentaires à régler et c’est pourquoi il est conseillé d’allouer un petit fonds d’urgence à n’utiliser qu’en cas de stricte nécessité, urgences qui doivent être prévues par ceux qui gèrent la totalité de la somme.

Pour cette raison, il serait utile de créer un petit kit de survie d’événement pour tous ceux qui travaillent à la réalisation de la kermesse afin que personne ne reste désorienté en cas de changements de programme ou de budget.

En conclusion, nous souhaitons vous rappeler que le budget de l’événement doit être établi dès les premières étapes de la planification de l’événement. Une fois que vous avez établi votre liste de contrôle, dont nous avons parlé précédemment, vous pouvez commencer par la subdivision de l’argent disponible en fonction du nombre de fournisseurs avec lesquels vous serez en contact, en gardant bien trace des paiements, des dépenses supplémentaires.

En suivant ces petites étapes simples, vous serez en mesure de gérer parfaitement votre budget, sans aucune crainte, même face à des problèmes de dernière minute.